Vijf activiteiten

De vergelijking dringt zich op met vijf ballonnen die bij windstilte nauwelijks bewegen en netjes in een vaste volgorde blijven, maar bij een in kracht toenemende wind op een onvoorspelbare manier door en uit elkaar geblazen worden. De vijf activiteiten bij windstilte:

Positioneren | Deze activiteit omvat het voorwerk dat je doet. Je brengt de situatie van jouw vrager+ in kaart. Wat is er aan de hand? Waaruit vloeit jouw betrokkenheid voort? Je verzamelt relevante informatie en blikt vooruit: wat zeggen jouw kennis en ervaring over dit soort situaties? Wat te verwachten? Welke vraag of probleem staat centraal? Als dat mogelijk is, dan betrek je hier jouw vragers+ al bij. Je doet wat nodig is om het proces of het gesprek goed op de rails te kunnen zetten.

Betrekken | Je richt de aandacht op diegene(n) die je nodig hebt om een oplossing te realiseren of het gewenste antwoord te vinden. Wat is er voor nodig om hen tot samenwerking te bewegen? Nu is ook jouw vrager+  aan de beurt. Wat is zijn kijk op vraag, probleem en mogelijk ook al het antwoord of de oplossing?  Je haalt iedereen die nodig is aan boord. Is jouw vrager+ dat ook?

Ontwikkelen | Jij en jouw vragers+ werken samen een visie uit, op wat er nodig is en de weg die jullie gaan bewandelen. Dat is niet altijd eenvoudig. Niet iedereen redeneert ‘als vanzelf’ vanuit de voor de vrager+ gewenste resultaten. Ook spreken we niet altijd dezelfde taal. In heel wat situaties staan hindernissen in de weg van het ontwikkelen van een antwoord of oplossing. Nu wordt gezocht naar manieren om deze uit de weg te ruimen of te omzeilen.

Arrangeren | Wat is het concrete en gemeenschappelijke plan van aanpak? Wat gaan jij en jouw vragers+ doen om in deze situatie de gewenste resultaten te bereiken?  Je benoemt de stappen die jullie gaan zetten mét een taakverdeling, een tijdspad, gewenste resultaten van alle activiteiten en een beschrijving van ieders verantwoordelijkheden en bevoegdheden. “Op een bierviltje”, als notitie in een agenda of uitgewerkt in meerdere pagina’s en een vastgesteld format.  

Activeren | En dan begint de realisatie van het plan. Onvoorziene omstandigheden en gebeurtenissen vragen voortdurend de aandacht. Datzelfde geldt voor de samenwerking. Hoe er voor te zorgen dat iedereen aan boord en bij de les blijft? Regelmatig wordt getoetst of alle inspanningen ons dichter bij het gewenste resultaat brengen. En als dat niet het geval is, wat moet er dan anders?

Een kussen optillen met een vorkheftruck?

Misschien lijkt dit alsof je een kussen optilt met een vorkheftruck. Veel te veel en veel te zwaar.  Jij hebt zo nu en dan is wel eens te maken met een conflict, ingewikkelde situaties zijn zeldzaam en het komt zelden voor dat intensieve samenwerking met meerdere partijen nodig is. Jij hebt vooral korte, eenmalige en incidentele contacten in eenvoudige situaties. De samenwerking met jouw vragers+ loopt op rolletjes. Dit kan eenvoudiger!

Je hebt gelijk! Er is een light en heavy variant van de verbindende dialoog. In ‘Werk samen!’ vind je veel praktische handreikingen voor de zwaardere en complexere situaties en gesprekken waarin er heel veel tegenzit. Situaties waarin weken, maanden of soms zelfs jaren nodig zijn om tot antwoorden en oplossingen te komen. Omstandigheden waarin sprake is van een bonte mengeling van integraal samenwerkende betrokkenen en vele gesprekken, initiatieven of interventies.

Maar de verbindende dialoog is er ook voor de eenvoudigere situaties. Al was het maar omdat ik in ruim 25 jaar advisering, coaching en bemiddeling telkens weer zag dat in de meeste uit de hand gelopen situaties, een kleine en onbeduidende actie aanleiding was voor escalatie. Vaak al tijdens een eerste ontmoeting. Ook al was er geen vuiltje aan de lucht en hoefden er geen acrobatische toeren uit te worden gehaald om tot een gelijkwaardig samenspel te komen. Des te verwonderlijker dat zelfs de eenvoudigste communicatieregels in de waan van de dag nogal eens worden losgelaten. Bijvoorbeeld omdat de werkdruk nu eenmaal hoog is, de volgende vrager+ al op de drempel staat of omdat jij je bijvoorbeeld zorgen maakt om de reactie van deze vrager+ op het slechte nieuws dat je voor hem hebt. Of omdat je van collega’s hoorde dat mijnheer Van Schagen of mevrouw Nowak erg assertief kan reageren. Ook de eerste signalen van ongenoegen of weerstand van de vrager+ en de zorg of schrik die dat bij jou oproept, kunnen dit tot gevolg hebben. Ik zag in heel wat gesprekssituaties het oogcontact als sneeuw voor de zon verdwijnen bij de eerste tekenen van onvrede bij een vrager+. Kortom, in de dagelijkse praktijk is er niet zo heel veel nodig om communicatie en samenwerking op dit basale niveau spaak te laten lopen. Daarom zowel een light als een heayvy variant van de verbindende dialoog, een voor een gesprek van tien minuten én een voor complexe processen van maanden of zelfs jaren.

Jos van der Horst

Dit artikel is een selectie uit deel 2 van ‘Werk samen!’ De professionele aanpak in het publieke domein’ (Uitgeverij SWP 2023) van Jos van der Horst.

Eerdere bijdrage uit Werk samen!

• De verbindende dialoog, part 1. Stap 2: Een betekenisvolle alliantie vormen. De verbindende dialoog
• Stap 1 Vanuit bezieling en kwaliteit verbinden. Waarom wil ik dit?
• Vier stappen op weg naar een gelijkwaardig samenspel